Πρότυπα Πολιτικών
Τα παρακάτω κείμενα αποτελούν πρότυπα για εσωτερική χρήση στην επιχείρησή σας.
Δεν αποτελούν νομική συμβουλή. Προσαρμόστε τα σε συνεργασία με τον νομικό ή λογιστή σας.
Ενημέρωση Εργαζομένων για Χρήση Εφαρμογής & Punch
Η επιχείρηση χρησιμοποιεί το ErganiSync για τον προγραμματισμό βαρδιών και την καταγραφή παρουσιών (in/out). Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν ειδοποιήσεις έναρξης/λήξης και πραγματοποιούν punch μέσω κινητής συσκευής ή web. Τα δεδομένα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για την ορθή τήρηση της εργατικής νομοθεσίας και την εξαγωγή αναφορών παρουσίας.
Οι εργαζόμενοι οφείλουν να καταχωρούν punch την ώρα προσέλευσης/αποχώρησης, να ενημερώνουν άμεσα για σφάλματα και να ακολουθούν τις εσωτερικές οδηγίες της επιχείρησης.
Συναίνεση Γεωεντοπισμού (Geolocation)
Για σκοπούς επιβεβαίωσης παρουσίας στον χώρο εργασίας, η εφαρμογή μπορεί να συλλέγει προαιρετικά γεωγραφική τοποθεσία (GPS) κατά το punch, με χρήση geofence. Η συλλογή γίνεται μόνο με ρητή συναίνεση του εργαζομένου και εφόσον απαιτείται από την φύση της εργασίας (π.χ. εξωτερικές εργασίες).
Ο εργαζόμενος ενημερώνεται ότι: (α) η τοποθεσία χρησιμοποιείται αποκλειστικά για επαλήθευση παρουσίας, (β) δεν υπάρχει συνεχής παρακολούθηση εκτός ενεργειών punch, (γ) μπορεί να ανακαλέσει τη συγκατάθεση, γνωρίζοντας ότι ενδέχεται να αλλάξει ο τρόπος επαλήθευσης παρουσίας.
Πολιτική BYOD (Χρήση Προσωπικών Συσκευών)
Η χρήση προσωπικών συσκευών (κινητό/τάμπλετ) για punch επιτρέπεται με την επιφύλαξη: (α) εγκατάστασης/πρόσβασης στο εργαλείο, (β) τήρησης πολιτικών ασφαλείας (κωδικός/βιομετρικά), (γ) άμεσης αναφοράς απώλειας συσκευής. Η επιχείρηση δεν έχει πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα πέραν όσων απαιτούνται για punch.
Πολιτική Διατήρησης Δεδομένων
Τα δεδομένα punch και οι σχετικές αναφορές διατηρούνται για περίοδο που καθορίζεται από την ισχύουσα νομοθεσία και τις εσωτερικές ανάγκες ελέγχου. Τα δεδομένα γεωεντοπισμού (όπου συλλέγονται) διατηρούνται για μικρότερο χρονικό διάστημα και διαγράφονται περιοδικά. Οποιαδήποτε εξαγωγή/κοινοποίηση προς τρίτους (π.χ. λογιστήριο) γίνεται με μέριμνα της επιχείρησης και για νόμιμο σκοπό.
Γνωστοποίηση προς Λογιστήριο/Τρίτους
Η επιχείρηση μπορεί να αποστέλλει συγκεντρωτικά στοιχεία παρουσιών σε εξωτερικούς συνεργάτες (π.χ. λογιστές, πάροχοι ΕΡΓΑΝΗ/Epsilon). Η αποστολή περιλαμβάνει μόνο τα ελάχιστα απαιτούμενα δεδομένα, μετά από εντολή του εργοδότη, με χρήση ασφαλών καναλιών και τήρηση εμπιστευτικότητας.
Χρειάζεσαι βοήθεια με τη συμμόρφωση;
Η ομάδα μας μπορεί να σε καθοδηγήσει.